Funktionsumfang
Hier möchten wir Ihnen eine grobe Übersicht über den Funktionsumfang im Frontend und Backend bieten.
Das Frontend nutzen Ihre Mitarbeiter oder die von Ihnen gebuchten Freelancer um Dienstleistungen mit Hilfe einer Zeiterfassung oder einer Eintragung pro Einheit oder durch einen Pauschaleintrag in die Datenbank aufzunehmen.
Das Backend dient der Adminstration durch Sie selbst oder einen leitenden Mitarbeiter, um Auswertungen und Abrechnungen auszuführen. Sind im Backend erstmal alle Dienstleistungen und Preise für Ihre einzelnen Kunden oder Projekte hinterlegt, dann gelingt die Abrechnung auch bei komplizierten und langwierigen Projekten spielend leicht. Selbstverständlich sind auch Zwischenabrechnungen eines Projektes jederzeit möglich.
Das Frontend - für Ihre Mitarbeiter und Freelancer
Nach dem passwortgeschützten Login wählt der Mitarbeiter den Auftraggeber, das Format und das Projekt sowie eine Kategorie in der er eine Eintragung vornehmen möchte. Für interne Mitarbeiter gibt es ausserdem die Möglichkeit einer projektübergreifenden Tages-Arbeitszeiterfassung.
Zeiterfassung: Hier wählt ihr Mitarbeiter eine Unterkategorie (z.B. Schnitt, Farbkorrektur etc.) und eine Abrechnungsart. Beides ist vom Administrator im Backend völlig frei anzulegen und mit (Euro-) Beträgen zu versehen. Somit sind Dienstleistungen jeglicher Art möglich.
Der „Eintrag pro Einheit“ könnte in der Postproduktion beispielsweise der Import von Rohmaterial in GB oder Stück sein. Als Administrator können Sie im Backend sämtliche Bezeichnungen und Zusatzleistungen neu anlegen und jeweils pro Kunde mit einem (Euro-) Betrag zur Verrechnung versehen. Auch hier ist also jede erdenkliche Dienstleistung möglich.
Die Pauschalkategorie ist ein einfacher Auswahleintrag Ihres Mitarbeiters aus einer vom Administrator im Backend frei anzulegenden Liste in der jeder Eintrag mit einem konkreten (Euro-) Betrag versehen wird.
Das Backend - für die Administration und Abrechnung
Das Backend ist für Administratoren und leitende Mitarbeiter mit einem User-Login einsehbar. Hier finden sich nach diversen Filtermöglichkeiten die drei Kategorien aus dem Frontend wieder: Abrechnung durch Zeiterfassung, Verrechnung pro Einheit und die Pauschalabrechnung. Zudem kann eine vierte Kategorie „Weitere Kosten“ angelegt werden, in der man manuell zusätzliche Dienstleistungen oder Produkte abrechnen kann.
In der Mitarbeiterverwaltung können freie und feste Mitarbeiter angelegt werden…
…und jeweils diverse Honorargruppen festgelegt werden, die der Mitarbeiter im Frontend bei Aktivierung der Zeiterfassung auswählen kann.
Zusätzlich kann ein KSK- (Künstlersozialkassen-) Satz sowie eine Handlungspauschale in % für jeden einzelnen Kunden angegeben werden.
Im „Zeiterfassung Default“ – Menu (Hier „Schnitt Default“ benannt) können sämtliche Zeiterfassungsdienstleistungen angelegt und mit einem Preis pro Stunde oder einem pauschalen Tagespreis versehen werden.
Im Menu „Eintrag pro Einheit Default“ (hier „Import Default“ benannt), können Dienstleistungen angelegt werden, die pro Einheit abgerechnet werden sollen. Eine Einheit könnte „Stunden“ sein und eine weitere z.B. „Gigabyte“ (die Einheiten sind frei wählbar).
Die „Zusatzleistungen“ sind verknüpft mit den „Eintragungen pro Einheit“ (hier für Importe). Auch hier können diverse Dienstleistungen angelegt und Preise z.B. pro Stück oder auch pro GB (andere Einheiten sind ebenso möglich) definiert werden.
Für Dienstleistungen welche grundsätzlich pauschal abgerechnet werden sollen, kann man unter „Pauschal Default“ beliebig viele Dienstleistungen anlegen und mit einem festen Betrag versehen.
Alle Dienstleistungen oder Verkäufe, die sich nicht in die oben genannten Kategorien einordnen lassen, kann der Administrator unter „Weiteres“ eintragen. Für wiederkehrende Ereignisse können Formatvorlagen erstellt werden, die in der Projektansicht abrufbar sind.
Unter dem Menupunkt „Kunden“ können Kundenstammdaten eingepflegt werden…
…sowie neue Formate und Projekte mit Folgenbezeichnungen angelegt werden. Ausserdem können alle zuvor angelegten Default-Preise aus den einzelnen Kategorien dem neuen Kunden zugewiesen und auch angepasst werden.
Die Projektansicht ist das Herzstück des Realtimers. Hier können Sie alle Daten Ihrer Mitarbeiter abrufen, filtern, bearbeiten, auswerten und schliesslich auch abrechnen. Eine Übergabe an einen automatisierten Rechnungsdienst ist optional möglich.
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